Enterprise Content Management: ECM-Komponenten. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

ECM Enterprise Content Management umfaßt die fünf Hauptkomponenten:

• Erfassung (Capture)
• Verwaltung (Manage)
• Speicherung (Store)
• Ausgabe (Deliver)
• Bewahrung (Preserve)

Die "Manage" Komponente umfaßt die fünf Unterkomponenten:

• Document Management (DM, DMS, Dokumentenmanagement)
• Collaboration (die Zusammenarbeit unterstützende Systeme, Groupware)
• Web Content Management (WCM, WCMS, einschließlich Portal)
• Records Management (RM, Archiv- und Ablageverwaltungssysteme mit Nutzung von Langzeitspeichermedien)
• Workflow /Business Process Management (BPM, Vergangsbearbeitung)===Capture (Erfassung)===

ECM-Komponenten: Capture. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

Die Kategorie Capture beinhaltet Funktionalität und Komponenten zur Erstellung, Erfassung, Aufbereitung und Verarbeitung von analogen und elektronischen Informationen. Dabei kann man mehrere Stufen und Technologien unterschieden, von der einfachen Erfassung der Information bis zur komplexen Aufbereitung durch eine automatische Klassifikation. Die Capture-Komponenten werden auch häufig als „Input“-Komponenten zusammengefasst.

Bei der manuellen Erfassung können alle Formen von Informationen vorkommen, von Papierdokumenten, elektronischen Office-Dokumenten, E-Mails, Vordrucken, Multimedia-Objekten, digitalisierter Sprache und Video bis zu dem Mikrofilm. Maschinell erzeugte und automatisch erfasste Informationen Bei der teilautomatischen oder automatischen Erfassung können EDI- oder XML-Dokumente, kaufmännische und [[Enterrpise_Resource_Planning|ERP))-Anwendungen oder bestehende Fachanwendungssysteme die Quelle für die Erfassung sein. Technologien zur Be- und Verarbeitung erfasster Informationen Zur Verarbeitung von gescannten Faksimiles (Bildverarbeitung) werden verschiedene Erkennungstechnologien (Recognition, Mustererkennung) eingesetzt. Zu Ihnen gehören:

• OCR (Optical Charakter Recognition. Hierbei werden die Bildinformationen in maschinenlesbare Zeichen umgesetzt. OCR wird für Maschinenschrift eingesetzt.
• HCR (Handprint Charakter Recognition). Die Erkennung von Handschriften ist eine Weiterentwicklung von OCR, die jedoch bei Fließtexten stets noch nicht zufriedenstellende Ergebnisse liefert. Beim Auslesen von definierten Feldinhalten ist die Methode doch bereits sehr sicher.
• ICR (Intelligent Charakter Recognition). ICR ist eine Weiterentwicklung von OCR und HCR, die die Qualität der ausgelesenen Ergebnisse durch Vergleiche, logische Zusammenhänge, Abgleich mit Referenzlisten oder Prüfung gegen vorhandene Stammdaten verbessert.
• OMR (Optical Mark Recognition). OMR, z.B. für Strichcode, liest mit hoher Sicherheit spezielle Markierungen in vordefinierten Feldern aus und hat sich bei Fragenbogenaktionen und anderen Vordrucken bewährt.
• Barcode. Aufgebrachte Barcodes beim Versenden von Vordrucken können beim Einlesen der Rückläufer automatisiert erkannt und zugeordnet werden.

Bildbearbeitungstechniken von Document Imaging dienen nicht ca. zur Anzeige von gescannten Bildern sondern ermöglichen auch die Verbesserung der Lesbarkeit für die Erfassung. Funktionen wie „Despeckling“, das Entfernen von isolierten Bildpunkten oder das „Adjustment“, das Geraderücken von schief eingezogenen Vorlagen verbessern die Ergebnisse der Erkennungstechnologien. Document-Imaging-Funktionen werden in dem Erfassungsprozess nachdem Scannen oder Empfang von digitalen Faxübermittlungen bei der Qualitätskontrolle eingesetzt.

Bei der Erfassung von Formularen werden heute noch zwei Gruppen von Technologien unterschieden, obwohl der Informationsinhalt und der Charakter der Dokumente gleich sein kann.

• Forms Processing (Vordruckverarbeitung). Das „Forms Processing“ genannt die Erfassung von industriell oder individuell gedruckten Vordrucken mittels Scannen. Hierbei kommen anschließend häufig Erkennungstechnologien zu dem Einsatz, da gut gestaltete Vordrucke eine weitgehend automatische Verarbeitung ermöglichen.
• E-Forms / Web-Forms (Verarbeitung elektronischer Formulare). Bei der Erfassung elektronischer Formulare ist eine automatische Verarbeitung möglich, wenn Layout, Struktur, Logik und Inhalte dem Erfassungssystem bekannt sind.

COLD/ERM sind Verfahren zur automatisierten Verarbeitung von strukturierten Eingangsdateien. Der Begriff COLD steht für Computer Output on LaserDisk und hat sich gehalten, obwohl das Medium LaserDisk seit Jahren nicht mehr am Markt ist. Das Akronym ERM steht für Enterprise Report Management. In beiden Fällen geht es deshalb, angelieferte Ausgabedateien auf Basis vorhandener Strukturinformationen so aufzubereiten, dass sie unabhängig vom erzeugenden System indiziert und an eine Speicherkomponente wie eine dynamische Ablage (Store) oder ein Archiv (Preserve) übergeben werden können. Die „Aggregation“ stellt einen Kombinationsprozess von Dateneingaben verschiedener Erstellungs-, Erfassungs- und zuliefernden Anwendungen dar. Zweck ist die Zusammenführung und Vereinheitlichung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen, um sie strukturiert und einheitlich formatiert an die Speicher- und Bearbeitungssysteme zu übergeben.

Für die Weiterleitung und inhaltliche Erschließung kommen in den Systemen weitere Indizierungs-, Routing- und Klassifikations-Komponenten hinzu, die die erfassten und digital vorliegenden Informationen aufbereiten und um beschreibende Merkmale ergänzen. Hierzu gehören:

• Indexing (manuelle Indizierung, Indexierung). Anders als in dem Deutschen beschränkt sich in dem Angloamerikanischen der Begriff Indexing auf die manuelle Vergabe von Indexattributen, die in der Datenbank einer „Manage“-Komponente für Verwaltung und Zugriff auf die Informationen benutzt wird. In dem Deutschen werden hier auch Begriffe wie „Indizieren“, „Attributieren“ oder „Verschlagworten“ benutzt.
• Input Designs ( Merkmale beschreibende Profile, Erfassungsmasken). Sowohl die automatische als auch die manuelle Attributierung kann durch hinterlegte Profile erleichtert und verbessert werden. Solche Profile können z.B. Dokumentenklassen beschreiben, die die Anzahl der möglichen Indexwerte beschränken oder bestimmte Kriterien automatisch vergeben. Input Designs schließt auch die Eingabemasken und deren Logik bei der manuellen Indizierung ein.
• Categorization (automatische Klassifikation oder Kategorisierung). Auf Basis der in den elektronischen Informationsobjekten, seien es per OCR gewandelte Faksimiles, Office-Dateien oder Ausgabedateien, enthaltenen Informationen können Programme zur automatischen Klassifikation selbstständig Index-, Zuordnungs- und Weiterleitungsdaten extrahieren. Solche Systeme können auf Basis vordefinierter Kriterien oder selbstlernend Informationen auswerten.

Absicht aller „Capture“-Komponenten ist, die erfassten Informationen zur Weiterbearbeitung oder Archivierung den „Manage“-Komponenten bereitzustellen.

ECM-Komponenten: Manage-Komponenten. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

Die „Manage“-Komponenten dienen zur Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung der Informationen. Sie besitzen hierfür

• Datenbanken für die Verwaltung und das Wiederauffinden (Information-Retrieval) sowie
• Berechtigungssysteme zur Zugriffsabsicherung und zu dem Schutz

von Informationen. Absicht eines geschlossenen ECM-Systemes ist dabei, diese beiden Komponenten ca. einmal übergreifend für alle „Manage“-Lösungen wie Document Management, Collaboration, Web Content Management, Records Management und Workflow / Business Process Management als Dienste bereitzustellen. Zur Verbindung der unterschiedlichen „Manage“-Komponenten sollte diese über standardisierte Schnittstellen und sichere Transaktionsprozesse bei der Kommunikation zwischen den Komponenten verfügen.

ECM-Komponenten: Document Management. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

Unter Document Management ist hier nicht die Branchenbezeichnung wie in Deutschland z.B. DMS zu verstehen, sondern eher die Dokumentenmanagementsysteme in dem „klassischen“ oder „engeren Sinn“. Die Aufgabe dieser Systeme ist es, den Lebenszyklus der Dokumente von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung zu kontrollieren. Zu dem Document Management gehören unter anderem folgende Funktionen:

• Checkin/Checkout zur Kontrolle der Konsistenz der gespeicherten Informationen
• Versionsmanagement zur Kontrolle unterschiedlicher Stände gleicher Information mit Versionen, Revisionen und Renditionen (gleiche Information in einem unterschiedlichen Format)
• Suchen und Navigieren zu dem Auffinden von Informationen und zugehörigen Informationskontexten
• Visualisierung zur Anzeige von Informationen in Strukturen wie virtuellen Akten, Verzeichnissen und Ãœbersichten

Die Funktionen des Document Management überschneiden sich jedoch zunehmend mit denen der andere „Manage“-Komponenten, der stets weiter ausgreifenden Funktionalität von Office-Anwendungen wie Outlook/Exchange oder Notes/Domino und den Merkmalen von „Library Services“ zur speichertechnischen Verwaltung der Informationen.

ECM-Komponenten: Collaboration. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

Collaboration bedeutet eigentlich ca. Zusammenarbeit. Der Anspruch dieser Lösungen, die sich aus der herkömmlichen Groupware entwickelt haben, geht jedoch weiter und schließt auch Anwendungsgebiete des Knowledge Management mit ein. Zur Collaboration gehören unter anderem folgende Funktionen:

• Gemeinsam nutzbare Informationsbasen
• Gemeinsames, gleichzeitiges und kontrolliertes Bearbeiten von Informa¬tionen
• Wissensbasen über Skills, Ressourcen und Hintergrunddaten für die gemeinsame Bearbeitung von Informationen
• Verwaltungskomponenten wie Whiteboards für Ideensammlungen, Terminpläne, Projektmanagement und andere
• Kommunikationsanwendungen wie Video-Conferencing
• Integration von Informationen aus anderen Anwendungen in dem Kontext der gemeinsamen Informationsbearbeitung

ECM-Komponenten: Web Content Management. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

Enterprise Content Management erhebt den Anspruch, Web Content Management (Web Content Management Systeme WCMS) zu integrieren. Die Bereitstellung von Inhalten In dem Internet und Extranet oder auf einem Portal sollte ca. eine über die Berechtigungen und Informationsspeicherung gesteuerte Darstellung bereits vorhandener Informationen in dem Unternehmen sein. Zu dem Web Content Management gehören unter anderem folgende Funktionen:

• Erstellung neuer oder Aufbereitung vorhandener Information in einem kontrollierten Erstellungs- und Veröffentlichungsprozess
• Bereitstellung und Verwaltung der Informationen für die Web-Präsentation
• Automatische Konvertierung für unterschiedliche Anzeigeformate, personalisierte Anzeigen und Versionierung
• Sichere Trennung des Zugriffs auf öffentliche und nicht-öffentliche Informationen
• Visualisierung für die Präsentation mit Internet-Mitteln (Browser-Darstellung, HTML, XML u.a.)

ECM-Komponenten: Records Management. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

Anders als bei den traditionellen elektronischen Archivsystemen genannt Records Management (RM; Electronic Records Management ERM) die reine Verwaltung von Records, wichtigen aufbewahrungspflichtigen oder aufbewahrungswürdigen Informationen. Records Management ist Speichermedien-unabhängig und kann z.B. auch die nicht in elektronischen Systemen gespeicherten Informationen mitverwalten. Zu dem elektronischen Records Management (ERM) gehören unter anderem folgende Funktionen:

• Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen
• Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von Informationen
• Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (Deletion Schedules)
• Schutz von Informationen entsprechend ihren Merkmalen, z.T. bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Dokumenten
• Nutzung international, branchenspezifisch oder immerhin unternehmensweit standardisierter Metadaten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen

ECM-Komponenten: Workflow / Business Process Management. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

Der deutsche Begriff Vorgangsbearbeitung trifft weder den Begriff Workflow noch den Begriff BPM Business Process Management eindeutig.

Bei Workflow unterscheidet man verschiedene Typen, so z.B. den

• „Production Workflow“, der auf Basis vordefinierter Abläufe die Prozesse steuert und kontrolliert, und den
• "ad-hoc-Workflow“, bei dem der Anwender selbst zur Laufzeit den Ablauf des Prozesses vorgibt.

Workflow-Lösungen können als

• „Workflow-Anwendung“ mit eigenständigem Clienten realisiert werden, mit dem Anwender hauptsächlich arbeitet, oder aber in Gestalt einer
• "Workflow Engine“, die als Dienst in dem Untergrund der Systeme den Informations- und Datenfluss steuert, ohne dass hierfür ein eigener Client erforderlich ist.

Zum Workflow-Management gehören unter anderem folgende Funktionen:

• Abbildung von Ablauf- und Aufbauorganisationsstrukturen
• Empfangen, Verwalten, Visualisieren und Weiterleiten von zusammenhängenden Informationen mit zugehörigen Dokumenten oder Daten
• Einbindung von Bearbeitungswerkzeugen für Daten (z.B. Fachanwendungen) und Dokumente (z.B. Office-Produkte)
• Paralleles und sequentielles Bearbeiten von Vorgängen einschließlich Mitzeichnung der Bearbeitung
• Design-Werkzeuge zur Gestaltung und Anzeige von Prozessen
• Wiedervorlage, Fristen, Delegation und andere Verwaltungsfunktionalität
• Kontrolle und Dokumentation der Bearbeitungsstände, Laufwege und Ergebnisse

Absicht beim Einsatz ist weitgehende Automatisierung von Prozessen mit Einbindung aller notwendigen Ressourcen.

BPM Business Process Management geht in seinem Anspruch noch einen Schritt weiter als Workflow. BPM strebt die vollständige Integration aller betroffenen Anwendungen in einem Unternehmen mit Kontrolle der Prozesse und Zusammenführung aller benötigten Informationen an. Zu BPM gehören unter anderem folgende Funktionen:

• Vollständige Workflow-Funktionalität
• Prozess- und Datenkontrolle auf Server-Ebene
• EAI Enterprise Application Integration zur Verbindung verschiedener Anwendungen
• BI Business Intelligence mit hinterlegten Regelwerken, Integration von InformationWarehouses und den Anwender bei seiner fachlichen Tätigkeit unterstützenden Hilfsprogrammen

„Manage“-Komponenten werden heute einzeln oder integriert als „Suite“ angeboten. Sie beinhalten vielfach bereits die „Store“-Komponenten.

ECM-Komponenten: Store. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

Die „Store“-Komponenten dienen zur temporären Speicherung von Informationen, die nicht archivierungswürdig oder archivierungspflichtig sind. Auch wenn Medien zu dem Einsatz kommen, die für eine langzeitige Archivierung geeignet sind, ist der „Store“ von der „Preservation“ abgegrenzt. durch den Inhalt In dem deutschen Sprachgebrauch sind diese Komponenten mit der „Ablage“ in dem Unterschied zu dem „Archiv“ gleichzusetzen.

Die von der AIIM aufgeführten „Store“-Komponenten lassen sich drei unterschiedlichen Bereichen zuordnen, „Repositories“ als Speicherorte, „Library Services“ als Verwaltungskomponente für die Speicherorte, und „Technologies“ als unterschiedliche Speichertechnologien. Ebenfalls zu diesen Infrastruktur-Komponenten, die z.T. wie das Filesystem auf Betriebssystemebene angesiedelt sind, gehören die Sicherheitstechnologien, die aber erst weiter unten in dem Abschnitt „Deliver“ behandelt werden. Die Sicherheitstechnologien sind jedoch einschließlich des Berechtigungssystems als übergreifende Komponente einer ECM-Lösung zu betrachten.

Zu den möglichen Repositories eines ECM, die auch kombiniert eingesetzt werden können, gehören unter anderem:

• Filesystem. Das Filesystem wird vorrangig zur temporären Zwischenspeicherung, so. z.B. Eingangs- und Ausgangs-Caches benutzt. Absicht von ECM ist es, das Filesystem von Informationen zu entlasten und diese durch „Manage“-, „Store“- und „Preservation“-Technologien allgemein verfügbar bereitzustellen.
• Content Management System. An dieser Stelle ist das eigentliche Speichersystem für den Content gemeint, bei dem es sich um eine Datenbank oder ein spezialisiertes eigenständiges Speichersystem handeln kann.
• Datenbanken. Zu dem einen dienen Datenbanken zur Verwaltung der Zugriffsinformationen. Sie können aber auch direkt zur Speicherung von Dokumenten, Content oder Media Assets benutzt werden.
• Data Warehouses. Data Warehouses sind datenbankbasierte, komplexe Speichersysteme, die Informationen aus unterschiedlichsten Quellen referenzieren oder direkt bereitstellen. Sie können auch mit einem globaleren Anspruch als Document Warehouse oder Information Warehouse konzipiert sein.

Library Services haben ca. in dem übertragenen Sinn mit Bibliotheken zu tun. Sie sind die systemnahen Verwaltungskomponenten, mit denen der Zugriff auf die Informationen realisiert wird. Der Library Service ist letztlich für den Empfang und die Speicherung der Informationen aus den „Capture“- und den „Manage“-Komponenten verantwortlich. Er verwaltet gleichermaßen die Speicherorte in der dynamischen Ablage, dem eigentlichen „Store“, und in dem Langzeitarchiv, der Kategorie „Preserve“. Der Speicherort wird dabei lediglich durch die Merkmale und Klassenzugehörigkeit der zu speichernden Information bestimmt. Der Library Service arbeitet mit der Datenbank der „Manage“-Komponenten zusammen. Hierdurch werden die notwendigen Information-Retrieval-Funktionen

• Search (Suche) und
• Retrieval (Wiederfinden, Wiederbereitstellen)

bedient. Während die Datenbank keine Kenntnis über den physischen Speicherort eines Objektes hat, verwaltet der Library Service

• Online-Speicher (Daten und Dokumente in dem direkten Zugriff),
• Nearline-Speicher (Daten und Dokumente auf einem Medium, das sich in dem Zugriff des Laufwerks befindet, aber z.B. erst durch eine Robotik eingelegt werden muss) und
• Offline-Speicher (Daten und Dokumente auf einem Medium, das ausgelagert wurde und nicht in dem automatisierten Zugriff eines Systems befindet).

Sofern nicht ein übergelagertes Dokumentenmanagementsystem die Funktionalität bereitstellt, muss der Library Service ein

• Versionsmanagement, zur Kontrolle unterschiedlicher Stände der Information, und
• Checkin/Checkout, für die kontrollierte Bereitstellung der Information

besitzen.

Eine wichtige Funktion des Library Services ist die Erzeugung von Protokollen und Journalen zur Nutzung der Information und über Veränderungen an den Informationen, die in dem Angloamerikanischen als „Audit-Trail“ genannt werden. Für solche intelligenten Speicherverwaltungssysteme hat sich inzwischen der Begriff ILM Information Lifecycle Management eingebürgert.

Für die Speicherung der Informationen können je nach Anwendungszweck und Systemumgebung sehr unterschiedliche Speichertechnologien und Medien zu dem Einsatz kommen.

• Mehrfach beschreibbare magnetische Online-Speicher. Hierzu gehören Festplatten als RAID (Redundant Array of Independent Disks) Festplattensubsystem am Server, SAN (Storage Area Networks) als Speicherinfrastruktur oder NAS (Network Attached Storage) direkt in Netzwerken zugänglich gemachte Speicherbereiche.
• Tape (Magnetbänder) in automatisierten Speichereinheiten wie “Librariesâ€? oder “Silosâ€? mit Robotik für den Zugriff dienen eher wie DAT-Bänder in kleineren Umgebungen der Datensicherung und nicht zu dem Online-Zugriff.
• Digital Optical Disk (Digitale optische Speichermedien) wie CD (CD-R einmal beschreibbare Compact Disk, CD/RW mehrfach beschreibbare Compact Disk), DVD (Digital Versatile Disk), MO (Magneto Optical), UDO (Ultra Density Optical) und andere können zur Sicherung und zur Verteilung aber auch in Jukeboxen als Online-Speicher (Plattenwechselautomaten) eingesetzt werden.

ECM-Komponenten: Preserve. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

Die „Preserve“-Komponenten von ECM dienen langfristig stabilen, statischen und unveränderbaren Aufbewahrung und Sicherung von Informationen. zur temporären Speicherung von Informationen, die nicht archivierungswürdig oder archivierungspflichtig sind. In dem deutschsprachigen Raum ist dies das Anwendungsfeld der elektronischen Langzeitarchivierung. Letztere besitzt heute aber wesentlich mehr Funktionalität als unter „Preserve“ subsummiert. Elektronische Archivsysteme sind heute meistens eine Kombination aus Verwaltungssoftware wie Records Management, Imaging oder Document Management, Library Services (IRS Information Retrieval Systeme) und Speicher-Subsystemen.

Aber nicht ca. elektronische Medien eigenen sich zur langfristigen Aufbewahrung. Zur reinen Sicherung von Informationen ist zusätzlich Mikrofilm geeignet, der inzwischen in hybriden Systemen mit elektronischen Medien und datenbankgestütztem Zugriff eingesetzt werden kann.

Entscheidend bei allen Langfristspeichersystemen ist die rechtzeitige Einplanung und regelmäßige Durchführung von Migrationen um die Information in sich verändernden technischen Umgebungen verfügbar zu halten. Dieser kontinuierliche Prozess wird auch 'Continuous Migration' genannt.

Zu den „Preserve“-Speichersystem-Komponenten gehören unter anderem:

• WORM (Write Once Read Many) rotierende digital optische Speichermedien zu denen die klassischen WORM in einer Schutzhülle in 5 ¼“ oder 3 ½“ Technologie ebenso wie CD-R und DVD-R gehören. Die Aufzeichnungstechniken der Medien, die in Jukeboxen für einen Online- und automatisierten Nearline-Zugriff bereitgestellt werden, sind unterschiedlich.
• WORM-Tape (Magnetband mit WORM- Merkmale) wird in speziellen Laufwerken eingesetzt, die mit besonders abgesicherten Bändern bei ordnungsgemäßem Betrieb ähnliche Sicherheit wie ein traditionelles WORM Medium erreichen können.
• CAS (Content Adressed Storage) magnetische Festplattenspeicher die durch spezielle Software gegen Ãœberschreiben, Löschen und Verändern wie ein WORM-Medium geschützt sind
• NAS/SAN (Network Attached Storage / Storage Area Networks) können ebenfalls eingesetzt werden, wenn sie die Bedingungen der Revisionssicherheit mit unveränderbarer Speicherung, Schutz vor Manipulationen und Löschen etc. erfüllen.
• Mikrofilm kann als Sicherungsmedium eingesetzt werden, wenn die Informationen nicht mehr in der Nutzung sind und keine maschinelle Auswertbarkeit gefordert ist.
• Papier ist als Langzeitspeicher von Informationen ebenfalls zusätzlich zu berücksichtigen, da die Aufzeichnung migrationsfrei ist und ohne Hilfsmittel gelesen werden kann. Ebenso wie beim Mikrofilm handelt es sich aber ca. um die Sicherung originär elektronischer Information.

ECM-Komponenten: Deliver. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

Die „Deliver“-Komponenten von ECM dienen zur Bereitstellung der Informationen aus den „Manage“-, „Store“- und „Preserve“-Komponenten. Sie beinhalten aber auch Funktionen, die wiederum für die Eingabe von Informationen in Systeme (z.B. Informationsübergabe auf Medien oder Erzeugung formatierter Ausgabedateien) oder für die Aufbereitung von Informationen (z.B. Konvertierung oder Kompression) für die „Store“- und „Preserve“-Komponenten. Da die Sicht auf das AIIM-Komponentenmodell funktional zusammengestellt ist und nicht als Architektur gesehen werden darf, ist die Zuordnung dieser und anderer Komponenten hier zulässig. Die Funktionalität in der Kategorie „Deliver“ wird auch als „Output“ genannt und unter dem Begriff „Output Management“ zusammengefasst.

Die “Deliver“-Kategorie umfasst drei Gruppen von Funktionen und Medien: „Transformation Technologies“, „Security Technologies“ und „Distribution“. Transformation und Sicherheit gehören als Dienste auf eine Middleware-Ebene und sollten allen ECM-Komponenten gleichermaßen zur Verfügung stehen.

Für die „Ausgabe“ sind zunächst zwei Funktionen wichtig:

• Layout/Design mit Werkzeugen zur Gestaltung und Formatierung der Ausgaben und
• Publishing, Anwendungen zur Bereitstellung der Informationen für die Distribution und Publikation.

Transformationen sollten stets verlustfrei, kontrolliert und nachvollziehbar ablaufen. Hierfür kommen Dienste in dem Hintergrund zu dem Einsatz, die sich dem Endanwender in der Regel nicht zeigen. Zu den Transformation Technologien werden unter anderem folgende gerechnet:

• COLD / ERM ist hier in dem Gegensatz zur „Capture“-Komponente als Aufbereitung von Daten von Ausgaben für Verteilung, Druck und Ãœbergabe an das Archiv zusehen. Typische Anwendungen sind Listen und formatierter Output, z.B. individualisierte Kundenanschreiben. Zu diesen Technologien gehören auch die Journale und Protokolle, die von den ECM-Komponenten erzeugt werden.
• Personalization (Personalisierung) ist nicht mehr ca. eine Funktion von Web-basierten Portalen sondern gilt für alle ECM-Komponenten. Durch die Personalisierung erhält der Nutzer ca. noch die Funktionalität und Informationen angeboten, die er benötigt.
• XML(eXtended Markup Language) ist eine Beschreibungssprache, die es erlaubt Schnittstellen, Strukturen, Metadaten und Dokumente zu beschreiben. XML setzt sich als die universelle Technologie zur Beschreibung von Informationen durch.
• PDF (Printable Document Format) ist ein intelligentes Druck- und Distributionsformat, das es erlaubt Informationen plattformunabhängig bereitzustellen. In dem Gegensatz zu reinen Bildformaten wie TIFF können in PDF Inhalte gesucht, Metadaten beigefügt und elektronische Signaturen eingebettet werden. Als international genormtes Format ist PDF/A auch für die Archivierung geeignet.
• Konverter und Viewer dienen einerseits zur Umformatierung von Informationen, um einheitliche Formate zu erzeugen, und andererseits um Informationen unterschiedlichen Formates wieder anzuzeigen und auszugeben.
• Compression (Kompression, Komprimierung) wird benutzt, um den Speicherplatzbedarf für bildhafte Informationen zu reduzieren. Für s/w wird hier auf das ITU-Verfahren (CCITT) für TIFF und für Farbbilder auf JPEG2 Tausend zurückgegriffen. Mit „ZIP“-Verfahren können auch beliebige Dateien für die Datenübermittlung komprimiert werden.
• Syndication dient zur Bereitstellung von Content in unterschiedlichen Formaten, Selektionen und Aufbereitungsformen in dem Umfeld des Content Management. Durch Syndication kann der gleiche Inhalt mehrfach in verschiedener Form und für verschiedene Anwendungszwecke genutzt werden.

Die Sicherheitstechnologien gehören zu den Querschnittfunktionen, die allen ECM-Komponenten als Dienste zur Verfügung stehen. So kommen elektronische Signaturen nicht ca. bei der Versendung von Dokumenten zu dem Einsatz sondern können auch beim der Erfassung beim Scannen benötigt werden, um die Vollständigkeit der Erfassung zu dokumentieren.

• PKI (Private Key Infrastructure) ist die Basistechnologie für den Einsatz elektronischer Signaturen. Sie verwaltet Schlüssel und Zertifikate, und prüft die Authentizität von Signaturen.
• Digital Signatures (Elektronische Signaturen) dienen dazu, für Dokumente bei Ãœbermittlungen die Authentizität des Absenders und die Integrität der übermittelten Nachricht, d.h. die Unverändertheit und Vollständigkeit, nachzuweisen. In Europa gibt es drei Formen der elektronischen Signatur mit unterschiedlicher Qualität und Sicherheit: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte. In Deutschland ist die qualifizierte elektronische Signatur in dem Rechtsverkehr und Vertragswesen gesetzlich verankert.
• Digital Rights Management / Watermark (elektronische Rechteverwaltung) dient besonders bei der Content Syndication und in MAM Media Asset Management der Verwaltung und Absicherung von Urherrechten und Copyrights. Hierzu kommen Techniken wie elektronische Wasserzeichen (Watermarks), die direkt in die Dokumente eingebunden werden, zu dem Einsatz. Absicht ist die Wahrung von Rechten und die Sicherung der Inhalte bei der Veröffentlichung in dem Internet.

Alle zuvor erwähnten Technologien dienen in dem wesentlichen dazu, die unterschiedlichen Inhalte eines ECM kontrolliert und nutzungsorientiert auf unterschiedlichen Wegen der Absichtgruppe bereitzustellen. Hierzu können aktive Komponenten wie Versand als E-Mail, Datenträgern oder Rundschreiben ebenso gehören wie die passive Publikation auf Webseiten und Portalen, wo sich die Absichtgruppe aus dem Informationsangebot selbst bedient. Als mögliche Ausgabe- und Distributionsmedien können zu dem Einsatz kommen:

• Internet, Extranet und Intranet
• E-Business-Portale
• E-Mail und Fax
• Datenübermittlung mittels EDI, XML, SMS oder anderen Formaten
• Mobile Geräte wie Mobiltelefone, Kommunikator-Geräte und andere
• Datenträger wie CD oder DVD
• Digitales Fernsehen und andere Multimedia-Dienste
• Papier

Aufgabe der verschiedenen „Deliver“-Komponenten ist die Information stets für den Empfänger optimal aufbereitet zur Verfügung zu stellen und die Nutzung möglichst zu kontrollieren.

• Seite des internationalen Dachverbandes für ECM (http://www.AIIM.org)
• Artikel mit den zugehörigen Abbildungen zum Beitrag (http://www.project-consult.net/files/ECM_Whitepaper_20031027.pdf)
• Seite der internationalen Standardisierungsorganisation (http://www.ISO.org) (siehe dort z.B. ISO 15489, ISO 19005 u.a.)